Làm sao để tránh khả năng khiếu nại bị hết thời hiệu và bị lãng phí chi phí?

Trong một vụ việc gần đây với tên gọi: The Amity [2017], người thuê tàu đã thành công trong việc bác bỏ một phán quyết trọng tài dựa trên cơ sở: trên thực tế chủ tàu đã không thực hiện tống đạt thông báo lựa chọn trọng tài của họ đối với thông báo lựa chọn trọng tài tương tự của người thuê tàu bởi lẽ người mà được chủ tàu gửi thông báo lựa chọn trọng tài, văn bản đệ trình, đơn phản tố và thông báo về thông tin liên lạc của chủ tàu chỉ là một người nhân viên của người thuê tàu, và trên thực tế không có thẩm quyền hoặc ngầm ngụ ý được ủy quyền để được quyền chấp nhận thủ tục tố tụng trọng tài thừa ủy quyền của người thuê tàu. Điều này có nghĩa là chủ tàu phải bắt đầu lại thủ tục tố tụng trọng tài nếu như họ muốn tiếp tục giải quyết khiếu nại của họ bằng con đường tố tụng trọng tài, và việc này phát sinh thêm chi phí liên quan đến thủ tục pháp lý và tài phán trọng tài mà họ đã phải chịu khi nhận được phán quyết trọng tài trước đó, và đồng thời cũng làm phát sinh rủi ro khi mà khiếu nại của chủ tàu đã bị hết thời hiệu khởi kiện.
Để tránh được rủi ro này, Hội P&I khuyến nghị các Hội viên nên xem xét và chấp thuận áp dụng Điều khoản thông báo trọng tài của Hiệp hội Trọng tài Hàng hải London (viết tắt là LMAA) như được trích dẫn dưới đây trong các hợp đồng thuê tàu, theo đó xác định rõ mỗi bên phải chỉ định ít nhất một người và một địa chỉ hòm thư e-mail chung:
“ĐIỀU KHOẢN THÔNG BÁO LỰA CHỌN TRỌNG TÀI LMAA
Bất kỳ và tất cả các thông báo và thông tin liên lạc liên quan đến bất kỳ thủ tục tố tụng trọng tài nào phát sinh liên quan đến hợp đồng này (bao gồm mọi thông tin liên lạc về việc trao thông báo bắt đầu các thủ tục tố tụng như vậy và / hoặc thông báo về việc chỉ định trọng tài viên) sẽ được coi như là đã thực hiện tống đạt thành công trên thực tế nếu thông báo đó được gửi bằng e-mail đến các địa chỉ e-mail như đã được quy định và cung cấp theo điều khoản này (Hội P&I nhấn mạnh khuyến nghị rằng ít nhất một cá nhân cùng với địa chỉ email cá nhân của người đó phải được chỉ định để dùng cho mục đích tống đạt thông báo đó nhưng một hòm thư e-mail chung cũng có thể phải được thêm vào hoặc sử dụng để thay thế).
• Địa chỉ hòm thư e-mail của Chủ tàu [Chủ tàu nên điền ít nhất một cá nhân và một địa chỉ email chung]
• Địa chỉ hòm thư e-mail của Người thuê tàu [Người thuê tàu nên điền ít nhất một cá nhân và một địa chỉ email chung]
Một trong hai bên đều có quyền thay đổi và / hoặc bổ sung thêm địa chỉ e-mail mà có thể được sử dụng để gửi các thông báo và thông tin liên lạc liên quan nhằm mục đích thực hiện quy định của điều khoản này bằng cách gửi thông báo thay đổi cho bên kia theo địa chỉ e-mail đã được quy định trong điều khoản này (hoặc, tới các địa chỉ e-mail đã được thay đổi, bổ sung tương ứng nếu đã được thông báo trước đó).
Bất kỳ thông báo và thông tin liên lạc nào được gửi qua hòm thư e-mail căn cứ theo nội dung quy định tại điều khoản này sẽ được coi như là đã được tống đạt thành công và trở nên có hiệu lực kể từ ngày và thời điểm mà e-mail đó được gửi đi.
Nếu một bên thuê luật sư hoặc chỉ định người đại diện có đủ thẩm quyền để chấp nhận sự tống đạt các thông báo và thông tin liên lạc liên quan đến thủ tục tố tụng trọng tài, thì bên còn lại phải được thông báo về việc thuê luật sư hoặc chỉ định đó, kèm theo chi tiết tống đạt mới theo các nội dung quy định tại điều khoản này; các thông tin liên lạc và tống đạt sau đó phải được gửi đến luật sư được thuê hoặc đại diện được chỉ định (trừ khi có chỉ đạo khác). Trong trường hợp luật sư hoặc đại diện được chỉ định không còn thực hiện công việc và việc thông báo về việc này được tống đạt cho bên kia, thì các quy định trong điều khoản này sẽ được áp dụng lại."
Bên cạnh đó, các Hội viên cũng cần tham khảo thêm về Điều khoản trọng tài LMAA dưới đây:
“Hợp đồng này sẽ được điều chỉnh bởi và hiểu, giải thích phù hợp với luật Anh và bất kỳ tranh chấp nào phát sinh từ hoặc liên quan đến Hợp đồng này sẽ được đưa ra giải quyết tại trọng tài Luân- Đôn phù hợp với quy định của Đạo luật Trọng tài 1996 hoặc bất kỳ luật sửa đổi, bổ sung nào của đạo luật này hoặc đạo luật đó được ban hành lại, theo đó giữ lại phạm vi cần thiết để duy trì hiệu lực cả các quy định trong điều khoản này. Trụ sở trọng tài sẽ ở Anh, ngay cả khi bất kỳ phiên điều trần nào được diễn ra bên ngoài phạm vi nước Anh.
Việc phân xử trọng tài sẽ được tiến hành tuân theo các Điều khoản hiện hành của LMAA tại thời điểm bắt đầu các thủ tục tố tụng trọng tài.
Thành phần hội đồng trọng tài sẽ bao gồm ba trọng tài viên, mỗi một bên chỉ định một trọng tài viên và theo các quy định của Điều khoản trọng tài LMAA, trọng tài viên thứ ba do hai bên chỉ định. Khi một bên muốn đưa tranh chấp ra trọng tài giải quyết, bên đó sẽ chỉ định một trọng tài viên của mình và gửi thông báo việc chỉ định trọng tài đó bằng văn bản cho bên kia, đồng thời yêu cầu bên kia xem xét chỉ định trọng tài viên của mình trong vòng 14 ngày kể từ ngày nhận được thông báo đó và tuyên bố rằng họ sẽ chỉ định trọng tài viên của mình như là trọng tài viên duy nhất trừ khi bên kia cũng chỉ định trọng tài viên của mình và trao thông báo rằng họ đã thực hiện việc chỉ định trọng tài viên trong thời hạn 14 ngày như đã chỉ rõ. Nếu bên kia không chỉ định trọng tài viên của mình và đưa ra thông báo rằng họ đã thực hiện chỉ định trọng tài viên của mình trong thời hạn 14 ngày như đã ấn định trong thông báo, thì bên đưa tranh chấp ra trọng tài giải quyết có thể chỉ định trọng tài viên do mình đã chỉ định là trọng tài viên duy nhất mà không cần phải có thêm bất kỳ thông báo trước nào cho bên kia, và sẽ thông báo việc đó cho bên kia sao cho phù hợp. Phán quyết của trọng tài viên duy nhất sẽ ràng buộc trách nhiệm thực hiện đối với cả hai bên như thể là trọng tài viên duy nhất đó đã được chỉ định theo thỏa thuận của cả hai bên.
Không có nội dung nào trong điều luật này ngăn cản việc các bên thỏa thuận đồng ý bằng văn bản để thay đổi các điều khoản quy định đối với việc chỉ định một trọng tài viên duy nhất.
Trong trường hợp khi cả đơn kiện yêu cầu đòi bồi thường và bất kỳ yêu cầu phản tố và/hoặc đơn kiện lại nào mà giá trị đều không vượt quá số tiền 100.000 US$ (hoặc một khoản tiền khác mà các bên có thể đồng ý), quá trình tố tụng trọng tài sẽ được tiến hành theo Quy trình Tố tụng giải quyết khiếu nại nhỏ hiện hành của LMAA tại thời điểm bắt đầu quá trình tố tụng trọng tài.
Trong trường hợp đơn kiện yêu cầu đòi bồi thường hoặc bất kỳ yêu cầu phản tố và/hoặc đơn kiện lại nào mà giá trị vượt quá số tiền đã thỏa thuận đối với Quy trình Tố tụng giải quyết khiếu nại nhỏ của LMAA và cả đơn kiện yêu cầu bồi thường cũng như bất kỳ yêu cầu phản tố và/hoặc đơn kiện lại nào mà giá trị đều không vượt quá số tiền 400.000 US$ (hoặc một khoản tiền khác mà các bên có thể đồng ý), các bên có thể thỏa thuận thêm rằng quy trình tố tụng trọng tài sẽ được tiến hành theo Quy trình Tố tụng giải quyết khiếu nại cấp trung hiện hành của LMAA tại thời điểm bắt đầu quá trình tố tụng trọng tài. Trong trường hợp hội đồng trọng tài giải quyết là ba trọng tài viên, thủ tục mở phiên họp giải quyết tranh chấp sẽ tuân theo quy trình tố tụng trọng tài đầy đủ như nêu trên.”.

Đoàn Thành Trung
PTP. An toàn Hàng hải
(Nguồn: Dịch từ các bản tin đề phòng hạn chế tổn thất của của Hội bảo hiểm WOE)